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DMS und Archiv System


Sie benötigen eine Lösung bei der Verwaltung
und Archivierung Ihrer Daten?

 

Ihre Daten müssen rechtskonform abgelegt werden?

Sie möchten, dass Ihre Mitarbeiter in kürzester Zeit mit dem neuen System arbeiten können? Dann sind Sie bei uns richtig! Uns liegt die Sicherheit Ihrer Daten genauso am Herzen, wie die schnelle Einführung und die Benutzer-Akzeptanz unseres Dokumenten-Management-Systems bei Ihren Mitarbeitern.

Wir machen Dokumenten-Management zur Basistechnologie Ihrer Dokumentenwelt.

Kaum ein Thema hat in der elektronischen Datenverarbeitung bisher so viele Diskussionen entfacht, wie das schnelle Finden von Dokumenten. Denn die schnelle Wiederauffindbarkeit von Daten verschafft Ihrem Unternehmen einen messbaren Wettbewerbsvorteil. Die sichere Ablage von Dokumenten und die Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen spielen in diesem Zusammenhang eine ebenso große Rolle wie die Notwendigkeit, wachsende Papierberge durch moderne elektronische Archive abzubauen oder der sogar ganz zu vermeiden.

 

Archivieren statt abheften

Nicht nur die Erfüllung gesetzlicher Bestimmungen wie GoBS, AO usw. ist entscheidend für den effektiven Einsatz elektronischer Archive. Weitere wichtige Argumente: um ein Vielfaches schnellere lnformationsrecherche und blitzschneller Zugriff auf Dokumente, viel weniger Platzbedarf trotz stetig wachsender Datenmengen, bequeme Auslagerung digitalisierter Dokumente auf Medien mit großem Speichervolumen und höchste Datensicherheit durch den Einsatz moderner Archivierungs- und Backup-Technologien.

 

Integrität belegen

Die Entscheidung für ein elektronisches Archiv hängt in gravierendem Maße auch von dem wirksamen Schutz vor illegalen Manipulationen, Veränderungen oder dem unbeabsichtigten Löschen von Dokumenten ab. Nicht nur das Verändern bestimmter Dokumente, sondern auch das unerlaubte Entfernen von Medien muss erkannt werden. windream bietet eine innovative Komponente für das Archiv an, die es Anwendern ermöglicht, die Integrität der archivierten Daten jederzeit zu belegen. Das Sicherheitsmodul arbeitet im Gegensatz zu anderen Systemen nicht auf der Basis digitaler Unterschriften, sondern verwendet digitale Zeitstempel. Mithilfe dieser Zeitstempel können Anwender die Integrität eines Dokuments oder eines archivierten Dokumentbestands zweifelsfrei nachweisen oder im umgekehrten Fall Manipulationen sofort aufdecken. Mit der Möglichkeit, sowohl einzelne Dokumente als auch den Dokument- bestand eines Archivs auf Integrität zu prüfen, lässt sich das Archivsystem um eine zusätzliche und eminent wichtige Sicherheitskomponente erweitern.

 

Flexibilität ist gefragt…

Die Anforderungen, die Anwender an moderne DM-Systeme stellen, orientieren sich immer mehr an den flexiblen Einsatzmöglichkeiten. Gespeicherte Informationen sollen nicht nur auf lokalen Rechnern abrufbereit sein, die fest an ein Unternehmensnetzwerk gebunden sind. Stattdessen müssen Dokumente auch umfangreiche Datenbestände häufig auf transportablen Medien wie zum Beispiel CD, DVD oder USB-Stick zur Verfügung stehen, damit sie bei Bedarf schnell und unkompliziert an andere autorisierte Interessenten weitergegeben werden können. windream bietet eine Lösung an, die sich ideal zur Distribution umfangreicher Projektdokumentationen und Produktkataloge als auch zur Verteilung komplexer Anleitungen, lnfo-CDs und digitalisierter Dokumente, die etwa von Scandienstleistern erstellt wurden, eignet.

 

… unabhängig vom Betriebssystem

Setzen Sie neben Windows eventuell noch andere Betriebssysteme in Ihrem Unternehmen ein? Und möchten Sie die im DMS gespeicherten Dokumente auch auf diesen Systemen verfügbar machen? Möchten Sie auf Ihr Archiv zugreifen, ohne zusätzliche Software zu installieren? Alles kein Problem. Eine so genannte Windows-NetzlaufwerkFreigabe ermöglicht den direkten Zugriff auf windream-Dokumente unter verschiedenen Betriebssystemen.

 

Schnelle Vorschau auf Dokumente …

Einfach durch einzelne Dokumente blättern, ohne die Originalanwendung starten zu müssen? Schnell in die Dokumente einer Ergebnisliste schauen? Die Suchbegriffe im Text farblich kennzeichnen lassen und gezielt zu den einzelnen Fundstellen navigieren? Diese und andere Funktionen stehen Ihnen mit dem windream-Viewer zur Verfügung. Das Modul kann mehr als 200 verschiedene Dateiformate darstellen. Die Installation der Originalanwendung ist mit dem Einsatz des Viewers weit gehend überflüssig. Unter Umständen sparen Sie dadurch erhebliche Lizenzkosten.

 

Standortunabhängiges DMS über das Internet

Sie beschäftigen externe Mitarbeiter, die auf Daten im Dokumenten-Management-System zugreifen sollen? Mit windream können Mitarbeiter die sich außerhalb des Unternehmens befinden, auf alle Informationen zugreifen sicher, schnell, zuverlässig und unabhängig von Ort und Zeit. Voraussetzungen: ein gültiges windream-Benutzerkonto und ein Internetzugang. Nutzen Sie mit dem windream web portal da Internet als Plattform für einen globalen Zugriff auf alle Informationen, die zentral auf einem windream-Server gespeichert sind. Dies führt zu einem Wettbewerbsvorteil mit messbarem Erfolg.

 

Geschäftsprozesse mit Workflows automatisieren

In einem Workflow werden Dokumente gemäß vordefinierter Prozesse durch organisatorische Vorgänge gleitet. Dadurch lassen sich die einzelnen Arbeitsschritte wesentlich effektiver strukturieren und optimieren.
Standardisierte Geschäftsprozesse werden in windream mithilfe eines grafischen Editors definiert. Einzelne Arbeitsschritte werden in eine zeitliche Abfolge gebracht, Freigabeprozesse bestimmt, Bearbeitungszeiten definiert und einzelnen Bearbeitern oder Rollen zugewiesen. Somit wird die Bearbeitung eines Vorgangs fast vollständig automatisiert und eine sichere Ablage der Unterlagen gewährleistet.

 

Archivieren und automatisch indizieren

Die Verwaltung und Archivierung großer Mengen von Massenbelegen wie Gehaltsabrechnungen, Kontoauszüge, Steuerbescheide oder Verbrauchsabrechnungen steht Unternehmen und Behörden, die mit dem regelmäßigen Versand von Unterlagen dieser Art betraut sind, vor wachsende Probleme, Eine effiziente Lösung ist nur durch die automatisierte Indizierung und elektronische Archivierung von Massendaten zu erzielen. Genau an diesem Punkt setzt die windream-Lösung an, die es ermöglicht, Indizes vollautomatisch zu extrahieren und Dokumente aus spezifischen Druckdateien zu übernehmen.

 

Umfassendes Produktportfolio im Baukastenprinzip

Das Dokumenten-Management-System kann dadurch individuell an die Anforderungen Ihres Unternehmens nach dem Baukastenprinzip angepasst werden. Die Vorteile hierbei sind, dass exakt diejenigen Komponenten zur Verfügung stehen, die Sie wirklich benötigen, und dass somit unnötige Investitionen in Funktionen eingespart werden, die Sie möglicherweise niemals brauchen werden.

 

Informationen und Miniaturansichten

Mit den besseren Informationen sichere Entscheidungen treffen.
Laden von Dateiinformation Applikation unabhängig. Ein Bild sagt mehr als tausend Worte
... oder als ein Dateiname. Bilder auf den ersten Blick erkennen und identifizieren, ob über das Internet oder im Netzwerk das ist mit windream möglich. Mit einem weiteren windream-Modul können Sie diese Miniaturansichten für Dokumente so genannte Thumbnails auf dem windream-Server generieren und speichern. Anhand der Bildvorschau kann der Anwender Bilder sofort betrachten und entscheiden, welches er in voller Auflösung sehen möchte. Hierdurch können lange Downloadzeiten und viel Speicherplatz gespart werden.

 

DMS auf Terminal-Servern

Mit windream können Anwender, die mit Terminal-Emulationen arbeiten, die gesamte DMS-Funktionalität nutzen. Die Integration stellt die windream-Client-Anwendung in Terminal-Server-Umgebungen für alle Anwender zentral zur Verfügung. Dadurch lassen sich Installations- und Konfigurationsaufwand auf ein Minimum reduzieren, da die Administrationsaufgaben nur einmalig an zentraler Stelle auf dem Applikationsserver durchgeführt werden müssen.

 

… und grenzenlose Mobilität…

Abgesehen von der Möglichkeit, Dokumente auf mobilen Datenträgern zu verteilen, sollten Anwender bei Bedarf auch unterschiedliche windream-Systeme synchronisieren können: Mit der Synchronisationssoftware von windream lassen sich Dokumente und Ordner zwischen verschiedenen windream-Systemen einfach und effizient abgleichen. Möglich ist der Einsatz des Synchronisationsmoduls zum Datenabgleich zwischen einem stationären windream-Server und einer mobilen Version von windream oder zwischen mehreren windream-Servern. So kann die Synchronisation beispielsweise zur Spiegelung der Daten eines windream-Servers eingesetzt werden.

 

Passend für alle und alles

Ob Sie ein Dokumenten-Management-System für einen Großkonzern benötigen oder für ein mittelständisches Unternehmen: windream sitzt wie ein perfekt angepasster Schuh. Denn windream ist in unterschiedlichen Produktausprägungen erhältlich, die exakt auf die individuellen Anwenderbedürfnisse zugeschnitten sind. Egal, ob die Anzahl Ihrer Mitarbeiter oder Ihr Archivierungsvolumen wächst oder ob Sie zusätzliche Funktionen benötigen windream wächst mit Ihrem Unternehmen. Darüber hinaus bietet windream ein umfassendes Produktportfolio an, das die Basisprodukte sinnvoll ergänzt. Abgerundet wird die Produktpalette durch mehr als 70 Software Lösungen, die unsere Partner für das DMS entwickelt haben.

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