Lotus Notes E-Mail Signatur

Lotus Notes E-Mail Signatur dient zur Erstellung und zentralen Verwaltung von E-Mail Signaturen und deren Verteilung. Mit wenigen Vorgaben steuern Sie das Erstellen der Signaturen und die automatische Verteilung.

Benutzerabhängige Daten und Informationen wie Namen, Kontakdaten und sonstige personenbezogene Vorgaben können aus bestehenden Datenquellen, z. B. Adressbüchern oder sonstigen Adressdatenbanken, in die Signaturvorlagen je Unternehmen oder Unternehmensbereiche übernommen werden.

Die Verteilung kann manuell, zeitgesteuert und automatisiert erfolgen. Lotus Notes E-Mail Signatur fügt automatisch die gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtangaben, Haftungsausschlüsse und Signaturen an Ihre Unternehmens E-Mails an.

Lotus Notes E-Mail Signatur erstellt aus einer oder mehreren von Ihnen erstellten Vorlagen Signaturen für Ihre Mitarbeiter. Aus Datenquellen, beispielsweise öffentlichen Namen und Adressbüchern Ihres Unternehmens, werden die Mitarbeiterinformationen mit den Vorlagen verknüpft, um zentrale Datenstämme aktualisiert zu nutzen. Somit erzeugen und verwalten Sie Ihre gesetzlichen Pflichtangaben in E-Mail Signaturen, nutzen bestehende Datenbanken und vermeiden doppelte Eingaben. Die Verknüpfung wird über Platzhaltesymbole in den Vorlagen zur Verfügung gestellt und kann alle Informationen wie Name, Vorname, Email-Adresse, Telefon, Fax usw. die in dem Adressbuch gepflegt werden, enthalten.

Vergleichbar ist dies mit der Funktionsweise der Formular-basierten Serienbrief-Erstellung in einer Textverarbeitung. Diese erstellten Signaturen werden dann automatisch in den Vorgaben der Email-Datenbanken Ihrer Mitarbeiter gespeichert und können somit direkt genutzt werden.

Durch die Verteilung wird die persönliche Signatur Ihrer Mitarbeiter ersetzt. Lotus Notes Email Signatur ist eine reine Notes Anwendung, alle Einstellungen werden in der Anwendung gespeichert. Um alle Funktionen zu nutzen, ist ein Notes Client und ein Domino Server ab Version 6.0 erforderlich.

Hinweis zu gesetzlichen Pflichtangaben in gewerblichen E-Mails:
Das neue Gesetz zu Pflichtangaben in gewerblichen E-Mails ist seit 01. Januar 2007 in Kraft - eine wahre Welle von Abmahnungen und Geldstrafen trifft bereits die ersten Unternehmen! Mit dem zum 01. Januar 2007 in Kraft getretenen Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister (EHUG) müssen in gewerblichen E-Mails wichtige Angaben über das Unternehmen zwingend enthalten sein.

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Nehmen Sie Kontakt mit uns auf, wir beraten Sie gerne ausführlich.

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