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Lotus Notes E-Mail Archivierung und Compliance
Automatisiertes Informationsmanagement für Lotus Domino Server
Der interne und externe Informationsaustausch in
Unternehmen wird zunehmend durch den Einsatz moderner und leistungsfähiger E-Mail- Anwendungen bestimmt. Dadurch
sind Informationen nicht nur schneller als auf dem traditionellen Postweg verfügbar, sie können auch individuell
weitergeleitet, beantwortet oder per Verteiler an eine unbegrenzte Anzahl von Kommunikationspartnern verschickt werden.
Die Möglichkeit, elektronische Nachrichten als Text, Sprache, Bild oder Video
weltweit in elektronischer Form zu versenden, hat in den vergangenen Jahren
völlig neue Dimensionen der weltweiten Kommunikation eröffnet. Das ständig
wachsende Volumen elektronischer Nachrichten verlangt jedoch ein effizientes
Informationsmanagement. Der Einsatz isolierter Mailanwendungen reicht nicht mehr
aus. Überlastete Mailserver können zudem ein komplexes Informationssystem in
Sekundenschnelle zum Stillstand bringen und wichtige Geschäftsprozesse innerhalb
kürzester Zeit blockieren. In dieser Situation sind Lösungen gefragt, die
einerseits die Mailserver entlastet und den Verlust wichtiger Informationen
wirksam verhindern, die andererseits aber auch eine effektive Bearbeitung,
Verwaltung und Archivierung elektronischer Post ermöglichen.
Xdesign Solutions Lotus Domino Server E-Mail Archivierung ist speziell für
diese Anforderungen entwickelt worden. Durch seine Skalierbarkeit und Flexible
Konfigurations-Oberfläche stellt es eine individuelle Lösung für E-Mail- und
Datenarchivierung mit Notes Domino Server oder Multi-Server-Konfigurationen
Plattformen dar und bieten optimale Konsolidierung, Backup, Archivierung und
Schutz von E-Mails. Diese Lösung verbessert das Lifecycle Management von
E-Mails, den Zugriff, Recherchemöglichkeiten und Wiederherstellung, erweitert
die Postfachgröße und senkt die Kosten. Darüber hinaus ermöglichen die Lösungen
ein effizienteres Management Ihrer Posteingangs-Umgebung, ohne dass Anwender
wertvolle Zeit aufwenden müssen oder IT-Ressourcen übermäßig belastet
werden.
E-Mail Archivierung effektiv und sicher
Mit Lotus Domino E-Mail Archivierung steht eine Lösung für das Dokumenten-Management- und Archiv-
system windream zur Verfügung, die eine serverseitige, automatisierte Verwaltung und Archivierung von E-Mails
eines oder mehrere Domino Servers bietet. Diese Lösung leitet beliebige Informationen eines Domino Servers
automatisch an windream weiter und speichert sie dort. Alle Objekte sind somit zentral gesichert und jederzeit
editier- bzw. recherchierbar.
Verweise
Lotus Domino E-Mail Archivierung archiviert durch Individuelle Vorlagendefinition die auf den
Domino Servern vorhanden Datenbanken, E-Mails oder definierte Daten automatisiert,
zeitgesteuert, oder manuell. Auch zusätzliche Indexierung, Projekt Zuweisungen,
Archivierung von Formulardatenbanken oder individuellen Daten sind konfigurierbar,
sowohl der Abgleich und Informationsaustausch mit anderen Datenbanken oder
Matchdaten werden zur zusätzlichen Indexierung unterstützt.
Auf der Clientseite sind diese Verweise in den Mail Datenbanken einer Lotus
Notes Mailanwendung sichtbar. Anwender arbeiten mit den Verweisen wie
mit normalen Notes-Objekten. Ein einfacher Doppelklick auf den Verweis
einer E-Mail öffnet die in windream abgelegte Nachricht. Zusätzlich können
einzelne oder mehrere E-Mails in Lotus Notes aus dem Archiv einfach
durch Auswahl des Anwenders wieder hergestellt werden.
Zugriff
Alle Objekte sind sowohl durch den Mail Client als auch in windream verfügbar
und können über einen windream-Client zusätzlich verwaltet werden.
Die Datenhaltung kann individuell definiert werden und passt sich somit Ihren
IT Umgebungen in jeder Situation an. Die Daten können Objekt und Datei
orientiert in windream abgelegt werden. Der Zugriff aus Lotus Notes ist über die
hinterlegten Verweise, oder der E-Mail Wiederherstellung, jederzeit schnell und
einfach möglich. In windream erfolgt der Zugriff über den Windows Explorer oder
über die Ergebnisliste nach einer durchgeführten Suche. Die Suche kann sowohl
separat im Archiv, als auch von der Notes Client Seite durchgängig genutzt werden.
Die Verwaltung der Nachrichten schließt sowohl die Ansicht und Bearbeitung, in
Abhängigkeit des Archivierungsstatus, der Objekte, als auch der Objekt-Eigenschaften
ein (Indizes, Historie, Rechte, Version, Lebenszyklus, Volltext). In windream abgelegte
Nachrichten lassen sich somit, je nach Rechte Status auch zusätzlich indizieren,
bearbeiten, Versionisieren oder recherchieren.
Hierarchisches Speichermanagement
Die E-Mail Daten können durch das hierarchische Speichermanagement durchgängig verwaltet werden.
Zur Reduzierung der Speichergrößen der Mail Datenbanken, können die Daten durch direkte Verweise
mit Widerherstellungsfunktion oder lediglich als Betreffzeile oder Rumpfdokumente, auf dem original Mail Server
verbleiben oder durchgängig in das DMS/Archivsystem verschoben und vom Mail Server gelöscht werden.
Eine individuelle Anpassung der gewünschten Funktionen ist vielfältig durch definierte Einstellungen jederzeit möglich.
Der Message Editor
Alle Funktionen der Lotus Domino E-Mail Archivierungslösung werden
über den Message Editor, einfach und individuell direkt in der Ihnen gewohnten
Lotus Notes Umgebung übersichtlich gesteuert.
Durch einfaches anpassen oder zuweisen von Templates lassen sich beliebig viele User schnell und
übersichtlich verwalten. Auch spezialisierte Anwendungen für besondere Datenbanken oder Aufgaben
lassen sich somit transparent und sehr schnell ohne zusätzlichen Programmieraufwand realisieren.
Login
Um die Funktionen von Lotus Domino E-Mail Archivierung für windream nutzen zu können, ist lediglich die Zuweisung der zu archivierenden Benutzerdatenbanken erforderlich. Im Standard befinden sich schon verschiedene Benutzer Templates die eine optimale E-Mail Archivierung vorschlagen, die zusätzlich nach Ihren Systemanforderungen angepasst werden können. Die Verwaltung und Zugangsberechtigungen ist in die Lotus Domino Verwaltung integriert und stellt somit einen hohen Sicherheitsstandart in der Administration für Sie zur Verfügung. Die Authentifizierung in windream erfolgt über ein gültiges Betriebssystemkonto.
Regeln
Die regelbasierte Konfiguration von Lotus Domino E-Mail Archivierung für windream gestattet es, Postfächer bzw. Datenbanken auf dem Lotus Domino Server mit Zielordnern des Archiv Servers zu verbinden. Dadurch werden Nachrichten eines bestimmten Postfachs oder Datenbank in einen konfigurierten Ablage Ort verschoben. Die Verknüpfung eines Postfachs mit dem DMS-/ Archivsystem erfolgt über die Templates Einstellungen des Message Editors und ist komplett in der Administrations- Konsole des jeweiligen Lotus Domino Servers integriert. Hierbei unterstützt die Möglichkeit der zusätzlichen individuelle Konfiguration, sowie die Zuweisung von beliebigen Templates die leichte Definition und Erstellung von zusätzliche Filtern oder Regeln die individuelle Verarbeitung von E-Maildatenbanken, E-Mails, Attatchments, oder speziellen Anforderungsprofilen. Der Übergabeprozess zwischen dem Lotus Domino Server und windream kann so auf der Basis benutzerbezogener Regeln individuell konfiguriert und automatisiert werden.
Manuell oder automatisch
Die Indexierung, Archivierung oder Weiterleitung von E-Mails an windream erfolgt manuell, zeitgesteuert oder automatisch. Zusätzliche Ablaufdefinitionen oder spezialisierte Anforderung können zusätzlich integriert werden.
Leistungsdaten
Lotus Domino E-Mail Archivierung ist eine Single oder Multi-Server basiertes
System welches durch seine Flexibilität, Effektivität und direkte Integration alle Vorteile
einer modernen Instant-Messaging Lösung bietet. Die Automatisiere Verarbeitung Ihrer
Informationen und Daten mit Lotus Domino Instant-Messaging stellt Ihrem Unternehmen und
Mitarbeitern eine effektive und Kosten senkende Lösung zur Übergabe an das Dokumenten-
Management- und Archivsystem windream zur Verfügung.
Anwendung
Dokumenten-, E-Mail Archivierung und Lifecycle Management für Lotus Domino
Fazit
Lotus Domino E-Mail Archivierung für windream - Mit den besseren Informationen sichere Entscheidungen treffen.
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