Lieferanten-Rechnungen erfassen und verarbeiten

Mit ScanRech und RecOfficeFlow können Rechnungen schnell eingescannt und elektronisch weiterverarbeitet werden. Typische Arbeitsabläufe lassen sich dadurch wesentlich effizienter und effektiver gestalten. Der Personaleinsatz für die entsprechende Bearbeitung wird auf ein Minimum reduziert, die gewonnene Zeit kann von Sachbearbeitern für andere Dinge verwendet werden.

Die Rechnungen werden dem Lieferanten zugeordnet und die Daten über standardisierte IDOC’s an SAP übergeben. Dort findet ein Abgleich zwischen den Rechnungs- und Bestelldaten statt. Rechnungen ohne Bestellbezug werden vom Workflow an den Kostenstellenverantwortlichen zur Prüfung weitergeleitet.

Neben der Automatisierung liefert RecOffice Flow zudem den großen Vorteil einer umfassenden Transparenz. Die Buchhaltung hat jederzeit einen Überblick über den Stand des Freigabe-Workflows und kann so gewährleisten, dass die Zahlungsfristen eingehalten werden.

Rechnungen mit Bestellbezug werden in SAP positionsweise abgeglichen. Bei Klärung wird auch dort der Workflow an die zuständigen Personen automatisch gestartet, um danach die Rechnung buchen zu können. Je nach Prozessdefinition werden nur noch zu klärende Positionen entsprechend einem zuständigen Mitarbeiter automatisch zur Kontrolle und Freigabe vorgelegt. Alle korrekten Rechnungen können automatisch verarbeitet und an das Buchhaltungssystem übergeben werden.
Großer Vorteil dieser Lösung ist, dass die Mitarbeiter, abgesehen vom Scannen, komplett in gewohnter SAP-Umgebung arbeiten können. Durch die IDOC-Schnittstellen ist das System ohne Bedenken releasefähig. Schnittstellen zu anderen Buchhaltungs-Systemen können ebenfalls angeboten werden. Auf Wunsch kann auch der SAP-Workflow integriert werden.

RecOffice / ScanRech zeichnet sich dadurch aus, dass mit minimalem Aufwand ein größtmöglicher Erkennungsgrad erzielt wird. Die Methode ist durch ein EU-Patent geschützt.

Scannen:
Die Rechnungen werden nach einem besonderen von uns entwickelten Verfahren eingescannt.

Klassifizierung und Erkennung:
Anhand der auf der Rechnung vorkommenden Merkmale wie z.B. Logo, Bankverbindung, Anschrift, Telefonnummer, UstNr., Steuernummer etc. wird der Lieferant eindeutig identifiziert. Dies geschieht über eine Kreditorenliste oder einen direkten Zugang zum SAP-System. Der Weg zu einem elektronischen Posteingang ist somit einfach denkbar und für die Zukunft auch schon eingeplant!

Neue Lieferanten (und damit noch nicht bekannte Rechnungseingangstypen) werden vom System automatisch erkannt und als neue Rechnung im System gekennzeichnet. Diese Rechnungen werden anhand einer Freiform- und Schlagwortfindung
inhaltlich erkannt und im System mit diesen Bereichen hinterlegt.
Beim Wiederkehren dieser Rechnung sind diese Informationen zu den Rechnungen im System schon verfügbar. Es werden alle Störungen für die weitere Verarbeitung wie z. B. Verschmutzungen, durchscheinende AGBs etc. elektronisch über die Software eliminiert.

Rechnungsprüfung und Export:
Bevor die Rechnung in das Buchhaltungssystem exportiert wird, kontrolliert die Rechnungsprüfung die Stimmigkeit der Rechnung. Sie kann pro Lieferant unterschiedlich eingestellt werden. Rabatte, Transportkosten und Frachtbeträge können somit berücksichtig werden. Wenn es eine 100%ige Übereinstimmung mit den Detail- und Einzelbeträgen gibt, werden die Rechnungen automatisch in das Buchhaltungs-System weitergeleitet. Bei Nichtübereinstimmung tritt die Nachbearbeitung in Kraft. Ebenso bei nicht sicher erkannten Zeichen.

Kunden bietet sich zudem der Vorteil, dass alle elektronisch erfassten Belege jederzeit zur Verfügung stehen, da die gescannten Belege gleichzeitig archiviert werden können. Zeitaufwändige Recherchen nach Papierdokumenten gehören dadurch endgültig der Vergangenheit an.

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Nehmen Sie Kontakt mit uns auf, wir beraten Sie gerne ausführlich.

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